メール返信や上司への連絡が億劫で滞ってしまいます。連絡を送ったら何か指摘や指示をされるかもしれないと思うと、それが気になって余計に腰が重くなってしまうのですが、こういう時はどうしたら気持ちを楽にして返信できるでしょうか？具体的なアドバイスや経験談を教えてください。
「メール返信や上司への連絡が億劫でつい滞ってしまう…」「返信した後に何か指摘されるんじゃないかと思うと、ますます気が重くなってしまう…」という悩みを抱えている方は、意外と多いものです。
今回は、「返信への苦手意識」や「相手の反応が気になってしまう」ことへの対処法を、私自身の経験談や具体的なアドバイスを交えながらお話ししていきます。この記事を読み終えた頃には、気持ちを楽にして返信できるようなヒントが見つかるかもしれません。
メールの返信や上司への連絡が億劫になってしまう背景には、「否定や指摘をされることへの不安」や「自分の行動に自信が持てない」という心理があります。
- 「また何か指摘されたらどうしよう…」
- 「返信を送った後に追加で面倒な指示をされるのでは…」
こうした不安が膨らむと、どんどん腰が重くなり、返信が遅れる悪循環に陥ってしまいます。
私自身も仕事を始めた頃は、上司へのメールに何時間も悩んだ経験があります。しかし、あるポイントを意識することで徐々に気持ちが楽になりました。
それは以下の3点です。
① 相手の反応は自分がコントロールできないことを知る
「相手がどう反応するか」というのは、自分でコントロールできる範囲外のことです。不安を感じても、「どうしようもないことに悩むのはやめよう」と割り切って考えることが大切です。
②「返信すること」自体に価値があると考える
多少遅くなっても、連絡をするという行動自体に価値があります。相手から指摘や指示があっても、それを受け止めることで前進できます。「返信は一歩前進だ」とポジティブに捉えることで、不安を軽減できます。
③ 完璧を求めず、まずは「60点」の返信をする
「完璧に返信しなければ」と思うとプレッシャーが高まり、余計に動けなくなります。「とりあえず60点の内容でいいから送ろう」と割り切り、動き出すことで気持ちが楽になります。
では具体的にどうすれば不安を減らし、気楽に返信できるようになるのかを詳しく紹介します。
（１）短い文章で返す習慣をつける
最初は、「承知しました」「確認いたします」「明日までに対応します」といった簡単な返信を意識的に送るようにしましょう。シンプルに短い文章で返信を繰り返すことで、「返信する習慣」を作ることができます。
（２）「指摘されたら改善すればいい」と割り切る
私自身、以前は「指摘される＝ダメな自分」と考えていましたが、実際は指摘されることで自分の課題が明確になり、成長するきっかけになりました。「指摘は成長チャンス」と割り切れば、不安が和らぎます。
（３）返信前に深呼吸や散歩をしてみる
気持ちが重くて返信できないときは、いったんパソコンやスマホから離れ、軽く散歩したり、深呼吸をしてみましょう。気持ちが落ち着いた状態で返信すると、不安や緊張が緩和されます。
私は以前、上司に返信するのが怖く、何日も返信を後回しにしてしまったことがあります。しかし勇気を出して返信してみると、実際には心配していたような強い指摘や厳しい言葉はありませんでした。むしろ返信が早いことで信頼感が増し、かえって上司との関係が良くなった経験もあります。
こうした経験を重ねるうちに、「まず返信しよう」「指摘されたら改善すればいい」という気持ちに切り替えられるようになりました。
最後に、メール返信や上司への連絡を億劫に感じた時に気持ちを楽にするポイントをまとめます。
- 相手の反応は自分でコントロールできないと割り切る
- 完璧を求めず、「60点」の返信でよいと考える
- 短く簡単な返信から習慣化していく
ぜひ今日から試してみてください。あなたがメールや連絡への不安を少しでも軽減できることを願っています。
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